Ao menos uma vez por ano, até o final do mês de abril, os sócios das sociedades limitadas devem se reunir com a finalidade de analisar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e demonstrações financeiras. No caso de aprovação sem ressalva dos números, haverá exoneração de responsabilidade dos membros da administração. A ata dessa reunião deve ser arquivada na Junta Comercial, sendo seu registro admitido até o final de maio.

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Além de contrariar a legislação, evidenciando um ponto a ser corrigido em termos de compliance, a não realização do registro (arquivamento) da referida ata de aprovação de contas poderá trazer implicações não desejadas, como conflitos societários, riscos de responsabilização aos administradores, dificuldade para obtenção de empréstimos e financiamentos, obstáculos para investimento de private equity impedimento para participação em licitações, dentre outros.

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Ainda sobre as implicações decorrentes do não arquivamento desta ata, cabe lembrar que às sociedades limitadas de grande porte são aplicadas normas mais rígidas, próprias das sociedades anônimas. Assim sendo, deixar de realizar a reunião em questão e de documenta-la perante a Junta Comercial poderá ensejar, nesse caso, penalidades como advertência, multas e, em casos extremos e a depender do negócio, cassação de registros necessários para a atividade.

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Apesar da importância do assunto, muitas sociedades limitadas ainda desconhecem essa obrigação e, mais importante, as consequências que podem surgir em decorrência do não arquivamento da ata de aprovação de contas no órgão competente. É necessário atenção ao tema e cumprimento do cronograma estabelecido pela lei, isto é, a reunião deverá ser realizada até o final de abril e a ata deverá ser arquivada na Junta Comercial até o fim de maio.